SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
DEFINICIÓN:
Para comprender el concepto de Sistemas de Información Gerencial es primordial definir lo que es un sistema y lo que es información, para luego adentrarnos en los Sistemas de Información.
Un sistema se define como un conjunto de elementos interactivos, que pueden ser diseñados para que, en forma cooperativa, logren cumplir una función dada, o alcanzar propósitos determinados.
La información es un conjunto de datos que están organizados y que tienen un significado. De hecho es un elemento fundamental en el proceso de la comunicación, ya que tiene un significado para quien la recibe, que la va a comprender si comparte el mismo código que quien la envía.
Entre los tipos de información tenemos
Fidedigna, (de fuente confiable y veraz)
Viciada, (de fuente no confiable y por tanto su veracidad se desconoce)
Adulterada, (de fuente confiable pero su resultado ha sido manipulado o alterado)
Tomando en cuenta los aspectos mencionados anteriormente, podemos decir que un Sistema de Información Gerencial es un conjunto organizado de elementos interrelacionados entre si, tales como, personas, hardware (dispositivos físicos y manuales), software (programas operativos), redes de comunicación y bases de datos que reúne, transforma y disemina información acerca de los procesos que se están efectuando dentro de una organización y su entorno, la cual servirá de apoyo o soporte para la toma de decisiones y control de los gerentes o directivos.
CARACTERÍSTICAS
En cuanto a tiempo debe ser:
*-Oportuno, debe suministrarse en el momento que sea necesaria.
*-Actual, debe ser reciente al momento de suministrarse.
*-Frecuente, debe suministrarse con frecuencia o asiduidad.
En cuanto a su contenido debe ser:
*-Exacto, la información debe estar libres de errores.
*-Pertinente, debe estar relacionada con las necesidades de información de un destinatario específico para una determinada situación.
*-Integro, debe suministrarse toda la información que sea necesaria y debe estar apegada a la realidad.
*-Breve, no debe ser tan extenso que se preste a complicaciones y confusiones
*-Accesible, debe conseguirse con facilidad.
En cuanto a su forma debe ser:
Claro, debe suministrarse en un formato que sea fácil de entender.
Detallado, la información debe suministrar todos los detalles o pormenores que tengan relevancia.
Ordenado, es decir, que su contenido debe estar organizado
FUNCIÓN
Los Sistemas de Información Gerencial tienen como función:
Captura de datos, se trata de la recolección de la información tanto de la organización como de su entorno.
Procesamiento de datos: en esta parte la información es ordenada y clasificada.
Almacenaje de la información: en esta fase la información es guardada en la base de datos.
Difusión de la información: es decir, la información se comunica o disemina, puede ser en forma de reportes o informes (narrativos, numéricos o gráficos) a través de la página impresa, correo electrónico, videoconferencia, entre otros.
IMPORTANCIA
Los Sistema de información y la tecnología se han convertido en un componente vital de cualquier negocio exitoso, de hecho, las personas han dependido de los sistemas de información para comunicarse entre si utilizando una variedad de mecanismos físicos (hardware), procedimientos e instrucciones de procesamiento de información (software), canales de comunicación (redes) y datos almacenados (base de datos) desde los albores de la civilización.
De allí que la importancia de los SIG radica en que:
Arrojan información que ayuda a la toma de decisiones.
Mantienen al personal informado, intensificando así la cultura organizacional y eficiencia.
Mantienen actualizada a la organización a nivel de negocios
Reflejan en que parte de la planificación se encuentra la organización
Son útiles para el desarrollo de productos y servicios que brinde a la organización ventaja estratégica en el mercado global.
Contribuir a la automatización de actividades y procesos en las empresas.
Proporcionar un diagnóstico de la empresa en un momento dado.
Dar elementos de juicio para realizar pronósticos para la empresa.
ROL DEL SIG DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN
Respaldar las operaciones empresariales, apoya las operaciones de una organización empresarial, facilitando la información oportuna, conservación y el acrecentamiento que proporciona flexibilidad en la operación.
Respaldar la toma de decisiones gerenciales, apoya a los directivos en la toma de decisiones para alcanzar las metas y objetivos de la organización.
Respaldar la ventaja competitiva estratégica, hoy día cada negocio se está ejecutando en un mercado competitivo. SIG apoya la organización para desarrollar estrategias apropiadas que puedan vencer las fuerzas de la competencia.
ENFOQUE TÉCNICO DEL SIG
Enfatiza los modelos normativos basados en las matemáticas para estudiar los SIG.
Se basa en las ciencias de la computación, ciencias de la administración, y la investigación de operaciones.
ENFOQUE CONDUCTUAL DEL SIG
Estudia aspectos del comportamiento tales como integración, diseño, implementación, utilización y administración estratégico de los negocios, que no pueden explorarse de forma útil con los modelos empleados en el enfoque técnico.
Se concentra en los cambios de actitud, las políticas de administración y organización
Se basa en ciencias como la psicología, economías y sociología.
TIPOS DE SIG
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.
Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. Ej. Sistemas Expertos
Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
POSICION DEL SIG EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Todas las etapas del proceso administrativo de planeación, organización, dirección y control son necesarias para un buen desempeño organizacional. No obstante, el SIG es necesario pues se convierten en herramienta o instrumento útil especialmente en lo que respecta a la etapa de control. De hecho constituye un mecanismo de control que permite comprobar si se están alcanzando o no los objetivos trazados por la organización y si los esfuerzos de los trabajadores están encaminados hacia los mismos, también contribuye a identificar problemas y posibles fallas o amenazas y por ende sirven de base para trazar planes de acción así como estrategias para su corrección.
SIG COMO HERRAMIENTA ESTRATEGICA PARA LOS ADMINISTRADORES
Los administradores desempeñan importantes papeles entre ellas actividades de comunicación interpersonal y de toma de decisiones, por lo que necesitan habilidades de comunicación y capacidad de resolución de problemas. Durante el proceso de resolver problemas, los administradores toman decisiones, que no es más que el acto de seleccionar uno de varios cursos de acción alternativos. Con la creciente complejidad de las actividades, con mayores restricciones, exigencias legales, sociales, ambientales, se necesita cada vez mayor cantidad y mejor calidad de información para resolver los problemas. De manera que es en aspectos como los antes mencionados donde el SIG constituye una herramienta útil para los administradores.
Inicialmente los sistemas de información estaban basados en la observación y en mecanismos muy simples como lápiz y papel (sistemas de información manuales) y se utilizaban canales de comunicación informales (verbales), posteriormente se utilizaron máquinas de escribir y calculadoras, y actualmente se emplean los sistemas de información basados en computadoras, que dependen de una variedad de sistemas computacionales conectados en red para lograr la actividad de procesamiento de información.
En definitiva, para los administradores los SIG son sistemas de apoyo a la toma de decisiones, constituyen un recurso de las organizaciones para proporcionar información, ayudarlos a resolver problemas y facilitar la comunicación empresarial contribuyendo a la final a una gestión eficiente.
VENTAJAS COMPETITIVAS DE LOS SIG
La competitividad de una empresa se puede definir como su habilidad o capacidad de competir con otras firmas, es decir, su capacidad para luchar favorablemente en un mercado. Esa capacidad se traduce en la obtención o desarrollo de ventajas de una empresa respecto a sus competidores y, en último extremo, en el hecho de que los clientes perciban como más ventajoso adquirir productos de la empresa en cuestión, en lugar que adquirir los de sus competidores.
Una empresa puede conseguir ventajas competitivas de la siguiente forma:
Alcanzando un liderazgo en los costos (reducción de costos y aumento de productividad)
Diferenciando sus productos de los de la competencia ( sobre todo en calidad y precio)
Retención de clientes y proveedores, es decir, disuadirlos de abandonar la empresa a través de la mejora de la calidad de servicio.
Promueven la innovación, encontrar nuevas maneras de hacer negocios, lo que puede comprender el desarrollo de productos y servicios únicos. (aumentar el abanico de posibilidades entre las que el cliente pueda decidir).
Promoción del crecimiento, expansión regional y global así como la diversificación de productos y servicios.
Es evidente que la fuerza de la competencia, convierte el manejo de información en un tema fundamental, ya que es gracias a la misma que se detectara las posibles amenazas de su entorno.
En definitiva, la mayor ventaja será que la empresa haga lo que mejor sabe hacer y conseguir ser el mejor haciéndolo.
RELACION DIRECTA DEL SIG EN LA TOMA DE DECISIONES
Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas, la experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político.
Los SIG son de mucha ayuda a los administradores ya que permite: detectar problemas actuales o inminentes, y luego para entenderlos determinar sus causas y ubicación. Analizar la situación de la empresa con relación a sus metas, asimismo contribuye a visualizar, es decir hacer materialmente perceptible la acción y efecto de un fenómeno (economía o competencia.) convirtiéndose en una herramienta o instrumento de evaluación que sirva de base para tomar medidas, decisiones o correcciones pertinentes según sea el caso.
En conclusión, para tomar decisiones lo primero que necesita un gerente es tener información suficiente para considerar la situación como un punto de decisión, que sirva de guía para analizar las alternativas y llegar a la decisión optima. De lo contrario una información insuficiente o procesada de forma inadecuada lleva como resultado a decisiones equivocadas. Sin duda alguna la relación del SIG con la toma de decisiones es directa.
